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Problemas de entrega de correo a servidores de Microsoft

Se han dado casos en los cuales un correo enviado no ha llegado al destinatario y tampoco ha sido devuelto al remitente.

Según los registros del servidor de origen, el correo ha sido entregado en el servidor de destino de forma correcta, pero aun así el destinatario no lo recibe en su buzón de correo.

Este problema ha llegado a convertirse en algo frecuente cuando se envían emails a cuentas de correo del dominio hotmail.com o también outlook.com, pero últimamente el problema se ha expandido a otros nombres de dominios, llegando a afectar a dominios corporativos de empresas.

El origen del problema está en los filtros de correo no deseado de los servidores de Microsoft.

Al principio sólo afectaba a los dominios propios de Microsoft (Hotmail, Outlook, etc.) pero debido al uso cada vez más extendido de Office365 ahora es posible que el problema surja con otros dominios corporativos que están usando el sistema Office365 para recibir sus correos.

En los servidores de correo de Microsoft existe un sistema de filtrado conocido con el nombre de Exchange Online Protection (EOP). Este sistema utiliza un sistema de cuarentena para almacenar los correos recibidos si sospecha que podrían tratarse de correos electrónicos no deseados, también conocidos como SPAM.

Este funcionamiento, transparente para el usuario final, puede ocasionar tres importantes problemas en el envío y la entrega de correos:

  1. Falsos positivos: el correo es catalogado como “correo no deseado” aunque se trata inequívocamente de correo legítimo.
  1. No informa al remitente: el correo se acepta de forma normal, no se devuelve, con lo que el remitente no puede sospechar que el correo no se vaya a entregar con normalidad.
  1. No informa al destinatario: al no recibir ningún tipo de aviso, el destinatario ignora que existen correos legítimos que están siendo retenidos en el servidor de correo y no están llegando a su bandeja de entrada.

Por este motivo, los problemas de entrega de correo a estos servidores son difíciles de detectar, e incluso puede que ni el remitente ni el destinatario sean conocedores del problema.

Frente a este problema con el sistema de filtrado de correo de Microsoft (EOP) existen varias acciones que deben ser realizadas para evitar la pérdida de correos legítimos.

Para ello, el responsable de correo que usa Office365 deberá:

  1. Estar en conocimiento de esta problemática
  2. Conocer qué correos se han catalogado como “No deseados”
  3. Permitir el correo de determinados remitentes si fuera necesario

¿Cómo ver los correos no deseados ?

El administrador de Office365 puede ver un listado de correos que han sido marcados como “Correo no deseado” siguiendo estos pasos:

Acceder al panel de administración de Office365

Acceder al apartado Informes > Seguridad y cumplimiento

Dentro de la sección Protección pulsar el enlace Detecciones de correo no deseado

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Al pulsar el enlace se abrirá una ventana con la información de los correos que han sido catalogados como “Correo no deseado”

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¿Cómo programar este informe?

Es posible recibir por email, de forma automática, un listado de correos que han sido catalogados como “Correo no deseado”. De esta forma el responsable de correo podrá ver qué correos han sido retenidos y podrá liberarlos para que se entreguen en la bandeja de entrada de su destinatario.

Para ello, desde la ventana que se muestra en el punto anterior, pulsamos en el enlace “Programar este informe” que aparece en el lado derecho, en la parte inferior.

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Esto nos mostrará una nueva ventana con dos secciones: DetallesProgramación

En la sección Detalles introduciremos el asunto del correo y la dirección a la que queremos enviar ese informe.

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Y en la sección Programación podremos seleccionar la frecuencia con la que deseamos recibir estos informes por correo

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Finalmente pulsamos en el botón Guardar para almacenar estos cambios.

Siempre podemos consultar los informes programados desde el enlace “Ver los informes programados”

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¿Cómo aceptar correos de un remitente?

En ocasiones, el sistema de filtrado de correo de Microsoft (EOP) marca como correo no deseado un correo o un conjunto de correos de forma errónea, lo que genera un falso positivo y puede impedir que el correo llegue correctamente a la bandeja de entrada del destinatario.

Existe la posibilidad de establecer un permiso para una serie de remitentes o de dominios, de forma que estos correos no sean bloqueados.

Para ello, el administrador del sistema Office365 deberá acceder al Centro de administración de Exchange y desde ahí acceder a la sección “protección” en la columna de la izquierda. A continuación pulsamos en el enlace “filtro de correo no deseado” y se mostrará el filtro predeterminado (Default).

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Al hacer doble clic sobre el filtro predeterminado Default se mostrará una nueva ventana, en la que pulsaremos sobre el enlace “listas de permitidos”

En este apartado podemos introducir direcciones de correo electrónico (arriba) o dominios enteros (abajo) para entregar siempre los correos que vengan de esos remitentes.

Por ejemplo, para añadir un dominio vamos al listado de abajo (Dominio permitido) y pulsamos en el icono +

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Finalmente pulsamos en el botón Guardar para almacenar los cambios